Мышка, писать нужно очень по канцелярски, письма отправлять заказными или так, чтобы в канцелярии входящей организации номер был зарегистрирован (в любой момент можно спросить, а где мое письмо от такого числа, и такого входящего), в письме указывать, копии туда, сюда и т. д.
поверь, это действует